История и области применения
Традиции опечатывания важных грузов, документов и ценностей развивались вместе с историей становления государственности как таковой. Если говорить о России, то необходимость оберегать вещи и информацию от лишних рук и глаз стала постоянной после XVIII века. Тогда были сформированы первые княжества и основаны главные торговые пути в Византию.
Учет дипломатической корреспонденции почти сразу стал важнейшей частью политической безопасности всех стран, дав начало юридической науке. А желание сохранить иллюстрации живого хода истории породили музейное и архивное дело. Во всех этих сферах жизненно необходимо использование оригинальных документов.
#LINKS#Государственные, исторические и коммерческие бумаги продолжают оставаться объектами усиленной охраны и сегодня. Но технологии шагнули вперед. Журнал или документ можно не только опечатать, но и сохранить в электронном виде как один или несколько файлов. Виртуальный способ хранения информации, впрочем, тоже требует защиты.
Сегодня дополнительная защита от несанкционированного доступа применяется в следующих случаях:
- для транспортировки документов;
- при хранении рукописей и бумаг в архивах;
- в ведении журналов учета на предприятиях.
Далее кратко опишем основные способы контроля доступа для упомянутых объектов.
Как опечатать документы
При транспортировке на дальние расстояния важных бумаг их рекомендовано упаковывать специальным способом. Опечатать пакет с документами можно как с прошивкой, так и без нее.
- С прошивкой. Один или несколько листов вкладывают в конверт, предварительно обложив по краям чистыми листами бумаги. Затем делают прошивку. Для этого используют крепкую нить, иголку, для толстых пачек бумаги — шило. Необходимо сделать два стежка в форме креста, прокалывая при прошивании и конверт, и документы, находящиеся внутри. Концы нити (3–4 см) должны остаться на тыльной стороне бумажного чехла. Их завязывают простым узлом, сверху наклеивают кусочек бумаги с гербовой печатью, реквизитами и датой совершения процедуры.
- Без прошивки. Современные технологии позволяют обеспечить сохранность объекта с помощью сейф-пакетов и пломб-наклеек. Они снабжены термоиндикаторной лентой, которая фиксирует все незаконные вскрытия пакета. При попытке отклеить индикаторный слой на нем появляется нестираемая надпись «вскрыто».
О том, как опечатать документы в случае с исторически важными или уникальными бумагами, знают работники музеев и архивов. В организации таких процессов они действуют согласно правилам Архивного законодательства (последняя редакция от 16.02.2009).
Как опечатать журнал
В организации учетной, регистрационной работы на предприятиях и в компаниях используют стандартные журналы. Их оформление для хранения ведется строго по алгоритму: нумерация — шнуровка — опечатывание.
Важные нюансы:
- прошиванию подлежат все листы учетной книги за исключением обложки (схема действий идентична работе с документами в конвертах, только нить берется гораздо длиннее);
- все страницы должны быть пронумерованы;
- обязательно указывать дату совершения процедуры, реквизиты компании и подпись делопроизводителя.
Как опечатать журнал, должен знать любой квалифицированный менеджер по кадрам — информация об этом входит в стандартные курсы обучения в вузах.
Сделать заказ можно у нас на сайте. Доставим в любую точку России, включая Воронеж.