Внедрение систем электронного документооборота не влияет на значимость стандартных бумажных документов, изготовленных с использованием принтера. Распечатка по-прежнему актуальна для некоторых форм бухгалтерской и налоговой отчетности, договоров, личных и платежных бланков. Однако многостраничный формат делает такие документы доступными для умышленных повреждений, подмен и прочих злоупотреблений. Решением проблемы являются пломбы-наклейки, с помощью которых осуществляется сшивание и опечатывание бумаг. Наличие такого способа защиты может отпугнуть злоумышленника, а также позволит легко обнаружить признаки злоупотребления и своевременно принять меры по устранению его последствий.
Важность использования пломб-наклеек в юридических документах
Применение пломб с клеевым слоем для архивации и защиты документов регламентировано сразу несколькими законодательными актами. На обязательность приобретения и использования наклеек указывают:
- Приказ Росархива "О делопроизводстве и архивном деле" № 76 от 23.12.2009.
- Приказ Министерства культуры РФ №536.
- Нормативные документы, выпущенные Центральным банком РФ.
- ГОСТ Р 51141.
Качество опечатывания имеет принципиальное значение, тем более что речь идет о сохранности ценных данных, имеющих отношение к деятельности предприятия или конкретного человека. Кроме того, важно учитывать тип и объем документа, а также особенности его хранения и использования. Поэтому предприятия, осуществляющие производство бумажных пломб, предлагают на выбор сразу несколько вариантов высококачественных образцов наклеек:
- Изделия на обычной самоклеющейся бумаге. Так называется липкая лента, на которую можно нанести текстовую информацию – подпись и дату опечатывания, данные архивариуса и т.д. При использовании таких пломб важно обеспечить их плотное прилегание к бумажному слою по всей площади клеевой поверхности для максимально эффективной защиты.
- Пломбы на специальной бумаге с повышенной чувствительностью. Любая несанкционированная попытка снять такую наклейку повредит ее, что точно укажет на попытку совершения противоправных действий.
- Стикеры с термослоем. Их отличие – способность оставлять на бумаге заметную надпись при снятии пломбы с листа. Повторно приклеить ее не удастся, как и удалить проявленный текст, что станет верным индикатором попытки испортить документ.
Выбор оптимального варианта защиты осуществляют с учетом действующих нормативных требований, формата документа и способа его сшивания. Использование пломбы – гарантия сохранности сведений и надежная защита от умышленной подмены или выемки листов из подшивки.
Как осуществляется опечатывание документов с применением пломб
Использование защитных пломб на самоклеющейся бумаге не требует наличия на предприятии или в архиве специальных инструментов. Процедура опечатывания выполняется в такой последовательности:
- В пачке листов для скрепления делают два прокола, через которые пропускают банковский шпагат. Важно, чтобы он прошел через всю подшивку, а концы свободно выходили из отверстий последнего листа на обратной стороне.
- Концы шпагата завязывают плотным узлом.
- Поверх узла наклеивают пломбу, на которой проставляют печать компании. Ее наносят таким образом, чтобы часть оттиска закрывала пломбу, а часть попала на лист. В этом случае подмена наклейки исключена – части оттиска не совпадут друг с другом, что будет заметно невооруженным глазом.
Альтернативный вариант опечатывания – скрепление пломбой краев плотной картонной папки. Открыть ее без разрыва или повреждения наклейки будет невозможно. При использовании этого способа дополнительную защиту от несанкционированного вскрытия также осуществляют с помощью печати, проставляя оттиск одновременно на обложку папки и на поверхность пломбы.
Предлагаемые методы просты и эффективны. Любая попытка вытащить или подменить лист потребует от злоумышленника снять пломбу и развязать узел. Задуманное невозможно осуществить, не испортив пломбу и шпагат, поэтому последствия противоправных действий будут заметны даже при поверхностном осмотре подшивки.
Обратите внимание: на бумажные наклейки можно нанести необходимые реквизиты. Чаще это дата формирования документа, подпись ответственного лица и «мокрая» печать. При попытке снять пломбу все имеющиеся надписи будут испорчены, что станет еще одним указанием на попытку испортить документ или внести в него исправления.